جريدة وجهات أول جريدة عمانية مختصه بالسفر و السياحة
مسقط – وجهات|
بدأت اليوم بقاعة المحاضرات بجامع السلطان قابوس الأكبر، فعاليات البرنامج التدريبي للنظام العصري في إدارة الوثائق الذي تنظمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية خلال الفترة 6-8 مارس الجاري بمشاركة أكثر من 174 موظفا يمثلون 58 جهة حكومية.
يهدف البرنامج إلى التعريف بالإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق، والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف، والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ، كما يتناول البرنامج عدة موضوعات أهمها الإجراءات القانونية والتشريعية لإدارة الوثائق والنظام العصري لإعداد وتطبيق الإجراءات لنظام إدارتها، والإجراءات العصرية لإدارة الوثائق الوسيطة ومواصفات حفظها والإجراءات الفنية لعمليات الفرز والإتلاف والتعريف بخدمات معمل الإتلاف الآمن، ويستعرض أيضا إجراءات الضبطية القضائية لبعض موظفي هيئة الوثائق والمحفوظات والإجراءات الوقائية لحماية الوثائق العامة في حالة الطوارئ واستعراض تجارب بعض الجهات الحكومية في إدارة الوثائق. الجدير بالذكر بأن إجمالي عدد الجهات التي اعتمدت أنظمة إدارة الوثائق 96 جهة خاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات 65 جهة من وحدات الجهاز الإداري 30 شركة ومؤسسة تسهم الحكومة برأس مالها بما لا يقل عن 25 % ومؤسسة واحدة من المؤسسات التي تمارس أنشطة تتعلق بالمرافق العامة.
وقالت كوثر بنت محمد الهاشمية، المدير المساعد لشؤون الدعم الفني، منـذ إنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سنة 2007م ،واصدار قانون الوثائق والمحفوظات بموجب المرسوم السلطاني رقم ( 60/2007 ) سعت الهيئة لإعداد مجموعة من الأدوات الإجرائية من أجل إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق بمختلف الجهات المعنية بتطبيق القانون المذكور، وكانت جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة ونظام تصنيفها من أولى و أهم الأدوات الإجرائية وذلك من منطلق أنها شملت كل الوظائف التي تشترك الجهات الحكومية في القيام بها ، والتي صدرت بموجب القرار الوزاري ( 2 /2012) ، وحرصت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على توفير كل ظروف النجاح في تطبيقه من خلال تنظيم الدورات التدريبية والدعم الفني للجهات المعنية ووضع برامج لمتابعة تطبيقه من طرف الجهات المعنية.
واضافت الهاشمية في ظل التغييرات التي تطرأ على الهياكل التنظيمية وأساليب العمل بالجهات الحكومية المعنية، وما ينتج عنها من ظهور وظائف جديدة من ضمن اختصاصات الجهة المعنية، وكذلك إصدار نصوص تشريعية جديدة أو تعديل السابقة منها والتي لها علاقة مباشرة بأحكام لها تأثير على مدد استبقاء الملفات والوثائق، والتغييرات التي تطرأ على الملفات والوثائق سواء بالحذف أو الإضافة أو تغيير العناوين أو تغيير أوعية الحفظ ، وما يطرأ من تغييرات على اماكن حفظ الوثائق، وبناء على الملاحظات والاستفسارات الواردة للهيئة أثناء تطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق المشتركة بمختلف الجهات المعنية، ومن هذا المنطلق ظهرت الحاجة إلى تحديث هذه الأدوات الإجرائية بما يزيد من درجة موائمتها مع ما هو موجود فعليا بمكاتب العمل بالتقسيمات الإدارية المعنية. لذا جاءت مشاركتنا في البرنامج التدريبي لنظام إدارة الوثائق والمحفوظات بمحافظة مسقط؛ لإيصال وشرح آلية عملية تحديث الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق المشتركة والهدف والإجراءات المتبعة في ذلك، وفتح باب النقاش والتساؤلات أمام المعنيين والمختصين في الجهات المعنية.
من جانبه، قال حافظ بن خالد المعمري، اخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة: تتعرض الوثائق إلى الكثير من الكوارث وبخاصة الكوارث الناجمة عن الأنواء المناخية التي من شأنها تشكل الخطر الأكبر لها حيث قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بعمل خطة طارئة للحد من هذه المشكلة ومن الأمثلة الأخيرة التي تعرضت لها السلطنة إعصار “شاهين” الذي ضرب جنوب وشمال الباطنة الذي من شأنه اتخذت مجموعة من الإجراءات الوقائية منها: إعداد الخطابات الرسمية للجهات المتضررة في محافظتي جنوب وشمال الباطنة ، حصر الوثائق المتضررة وغير المتضررة، إفراد الوثائق الحيوية، ونقل الوثائق إلى أماكن حفظ آمنة وغيرها من الإجراءات.
