السيد ذي يزن بن هيثم يدشن مشروع “وصول” لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

الضوياني: نقلة نوعية في قطاع الوثائق والمحفوظات 

 
المرحلة الأولى ستشمل 20 جهة حكومية وفي المرحلة الثانية لعدد 38 جهة أخرى  

مسقط – وجهات|
 
رعى صاحب السموّ السيّد ذي يزن بن هيثم آل سعيد وزير الثقافة والرياضة والشباب صباح اليوم، حفل إطلاق مشروع “وصول” لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. الذي أقيم بقاعة مجان بفندق قصر البستان، ويعد مشروع “وصول” من أهم المشاريع الوطنية الخاصة بالتحول الرقمي التي تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان، حيث يجسّد توجهات الحكومة نحو تعزيز الحكومة الإلكترونية تنفيذا لرؤية عُمان 2040.
ويسعى المشروع إلى توفير منظومة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تشمل الخصائص اللازمة لإدارة الوثيقة كافة من لحظة إنشائها وحتى وصولها لمصيرها النهائي بطريقة مثالية تتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. ويتضمن المشروع في مرحلته الأولية 20 جهة حكومية، تشمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، كما يهدف المشروع إلى توحيد سياسات إدارة الوثائق بطريقة إلكترونية وزياد الكفاءة والفاعلية للجهات الحكومية في إدارتها لوثائقها الحكومية، وتمكين الجهات الحكومية من التراسل بشكل إلكتروني سريع. 
تحول رقمي

 وقال الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، إن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية “وصول” من أهم المشاريع الوطنية الخاصة بالتحول الرقمي الذي تقوده الهيئة ويشمل كافة الخصائص اللازمة لإدارة الوثيقة من لحظة إنشائها وحتى وصولها لمصيرها النهائي بطريقة مثالية تتوافق مع دليل الإجراءات الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.

وأضاف، أن المشروع يهدف إلى توحيد السياسات وزيادة الكفاءة والفعالية للجهات الحكومية وتمكينها من التراسل بشكل إلكتروني وسريع فضلًا عن حماية المنظومة في إدارة المحتوى المعلوماتي حيث عملت الهيئة على ضمان تنفيذ هذا المشروع وفق أفضل التوجهات والممارسات، مشيرا إلى أن البيئة التشغيلية في السحابة الحكومية ستكون في وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، أما البيئة الاحتياطية فستكون بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

20 جهة حكومية 

وأشار الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى أن المرحلة الأولى من المشروع ستشمل عشرين جهة حكومية يكون بصدد انطلاقها العمل التشغيلي لهذا اليوم، فيما نتطلع إلى شمولية المرحلة الثانية لعدد ثمانية وثلاثين جهة أخرى.

وذكر أن المشروع حظي بالعناية والاهتمام على صعيد تسخير الخبرات والإمكانات في توفير الدعم والفحص الأمني للمنظومة من قبل مركز الدفاع الوطني والمتابعة الأمنية الضامنة لقدرة المشروع لتحقيق أهدافه في كافة المجالات، وحظيت شركة بهوان لتقنية المعلومات بالعمل مع الهيئة والجهات الأخرى، وأُسند إليها تنفيذ المشروع وفق التوجيهات والأهداف وبالدعم والتنسيق مع شركة “نيوجن”.
أهداف قصيرة وطويلة 
سيحقق مشروع “وصول” لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية جملة من الأهداف قصيرة وطويلة الأمد بما يخدم المؤسسات الحكومية، ويساعدها في إدارة وثائقها والمحتوى الذي تملكه وحمايته بأفضل طريقة ممكنه، من خلال الخصائص المتنوعة التي ستمكن المستخدمين في المؤسسة من التعامل مع الوثائق والمحتوى الإلكتروني بطريقة سلسة وبكفاءة عالية في حفظ الوثائق واسترجاعها والبحث عنها عند الضرورة. ولعل أحد أبرز الخصائص المميزة لهذا النظام التي ستساهم بشكل كبير في حفظ أمن الوثائق هو التوقيع الإلكتروني؛ حيث يتم التوقيع بطريقة إلكترونية آمنه وسلسة وذي كفاءة عالية مبني على طريقة الـ PKI التي تضمن للمستخدمين الخصوصية وتسيير الأعمال بطريقة آمنه ومرنه. ولابد من وجود أنظمة تعمل على حماية هذا المحتوى الإلكتروني وتمنع وصول غير المصرح لهم، لهذا فإن أحد اهم وأبرز الأهداف التي سيحققها المشروع عبر النظام الإلكتروني الذي سيوفره هو تعزيز وخدمة الجانب الأمني وضمان أن الأشخاص المخولين بالاطلاع على الوثيقة فقط، هم من سيصلون إليها وذلك عبر جملة من الخصائص والمواصفات المرتبطة بإدارة الوثائق والجوانب الأمنية بما يخلق إدارة شاملة وآمنة للمحتوى المعلوماتي الذي تملكه المؤسسة. 
ادارة المساحات 
كما أن النظام قادر على إدارة المساحات التي تحفظ الملفات الورقية، وتقديم الطلبات المرتبطة بتصحيح الأخطاء. كما يحتوي على تطبيق يعمل في الهواتف يتم منحه للإدارة العليا لضمان تسهيل عملية التواصل وإبداء الرأي في الموضوعات المختلفة. كما ويدير النظام أنواع الوثائق ومدد استبقائها كافة، واستمارات تحويلها وترحيلها الحقا.  ولتحقيق أفضل النتائج فقد عملت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على ضمان تنفيذ هذا المشروع وفقا لأفضل التوجهات والممارسات في تنفيذ المشاريع، حيث ستكون البيئة التشغيلية للنظام في السحابة الحكومية بوزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، والبيئة الاحتياطية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث سيعزز هذا التوجه كفاءة إدارة النظام وسيخفض التكاليف التشغيلية على المدى البعيد.

الروشدي: مرحلة مهمة ومحورية
من جانبه، قال هشام بن خالد الروشدي مدير دائرة منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: يمثل هذا اليوم مرحلة مهمة ومحورية لقطاع الوثائق والمحفوظات في السلطنة، حيث كان هذا المشروع أحد الأهداف الاستراتيجية للهيئة التي تسعى لتنفيذها لإحداث نقلة نوعية في قطاع الوثائق والمحفوظات وتحويله إلى قطاع عصري يواكب متطلبات المرحلة. وأضاف الروشدي أن الهيئة قد عملت مع العديد من الشركاء مثل وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات وغيرها من الجهات لتنفيذ هذا المشروع وفقا لأفضل السبل والآليات بما يحقق كفاءة التنفيذ من الناحية الفنية، وسيعمل نظام وصول على ربط الجهات الحكومية ببعضها البعض لتبادل المراسلات الكترونياً، كما سيعمل على إدارة اشكال الوثائق والمعلومات كافة؛ التي تملكها المؤسسة بما يعزز جهود التحول الرقمي الحكومية. كما سيساهم نظام وصول في خفض التكاليف المرتبطة بالوثائق والمراسلات من خلال تحويلها إلكترونية بشكل كامل دون الحاجة إلى طباعتها.