“الوثائق والمحفوظات” تختتم حلقة عمل استعراض واجهة النظام الثانية لنظام “وصول”

مسقط – وجهات|

اختتمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مساء اليوم حلقة عمل لاستعراض واجهة النظام الثانية للجهات المشمولة بنظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ” وصول “، والتي نظمتها بقاعة هيئة تنظيم الاتصالات خلال الفترة 15 – 16 يوليو الجاري، هدفت الحلقة إلى اطلاع ومشاركة ومساهمة الجهات المشمولة بالمشروع في بناء منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من خلال الحصول على ملاحظاتهم واقتراحاتهم لتطوير النظام بالشكل الذي يلبي احتياجات كافة الجهات المشمولة بالمشروع ويتماشى مع تجارب وتطلعات المستخدمين.

وحول ختام الحلقة، قال هشام الروشدي رئيس قسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: تأتي هذه الحلقة كاستكمال لكافة أعمال وانشطة مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية “وصول”، حيث تعتبر هذه الحلقة الثانية لاستعراض واجهة النظام الأولية وبحضور ممثلين لكافة الجهات المشمولة بهذا المشروع. ركزت الحلقة الاولى لاستعراض واجهة النظام على استعراض إجزاء من نظام المراسلات حيث تم التطرق الى بعض اجراءات انشاء وتداول المراسلات عبر النظام بالإضافة إلى احد أهم المميزات التي سيوفرها النظام وهي التراسل الإلكتروني المباشر عبر النظام بدون الحاجة إلى ارسال مراسلات ورقية.

وأضاف الروشدي بأن الحلقة الثانية لاستعراض واجهة النظام الثانية للجهات المشمولة بنظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية “وصول” تأتي كاستكمال لما تمت مناقشته في الورشة الأولى حيث تم التركيز على الجزئيات المتبقية من نظام المرسلات كإسناد المهام، وإرسال المذكرات الداخلية والتفويض وغيرها من الخصائص، وتعتبر هذه الحلقة كأحد مخرجات مرحلة اعداد مواصفات تصميم النظام والتي يتم خلالها ترجمة المتطلبات التي تم جمعها من قبل الجهات المشمولة بالمشروع خلال المرحلة السابقة. كما تكمن أهمية هذه المرحلة لكونها مرحلة محورية تحدد مسار النظام وآلية سير الأعمال فيه ليتم بعد ذلك تطويرها فعليا في النظام. ومن خلال النقاشات والمداخلات التي ادلى بها المشاركون في هذه الحلقة فقد خرج فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بحصيلة جيدة من الآراء والتجارب والخبرات التي ستثري نظام منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية “وصول” كونه يختزل تجارب وخبرات 18 جهة حكومية في هذا الجانب.

من جانبها، قالت رشا بنت سليمان المحفوظية، محللة نظم بقسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة الوثائق: تعد حلقة الثانية لاستعراض تصميم واجهات الجزء الخاص بنظام المراسلات من اهم مراحل المشروع التي تقوي الشراكة والتعاون مع الجهات 18 الداخلة في المشروع حيث تم خلالها الاخذ بآراء الجهات في تصميم النظام والخصائص المتعلقة بإدارة المراسلات، كما شهدت حلقة العمل تفاعلا كبيرا ونقاشا مستمرا من قبل الحضور لخصائص النظام بما يخدم تطوير النظام ليكون نظام متكامل قادر على التعامل مع كافة مسارات إدارة الوثائق بالمؤسسة. وإضافة المحفوظية بأن فريق العمل سيعقد حلقات اخرى مستقبلاً لاستعراض الجوانب الخاصة بإدارة الوثائق في النظام.