جريدة وجهات أول جريدة عمانية مختصه بالسفر و السياحة
صحار – وجهات |
نظمت دائرة الوثائق بمكتب محافظ شمال الباطنة بالتعاون مع بلدية شمال الباطنة لقاءً مشتركاً بموظفي دوائر البلدية بالمحافظة، وذلك بقاعة المكارم ببلدية شمال الباطنة، وتهدف الورشة إلى التعريف بمنظومة إدارة الوثائق العصرية.
في بداية اللقاء قدم إبراهيم بن عامر العامري مدير عام مساعد ببلدية شمال الباطنة نبذة مختصرة عن أهمية وأنواع الوثائق التي تتعامل معها دوائر البلدية ومدى مساهمتها في تعزيز العمل الإداري وتطويره، كما أشار إلى أهمية مراعاة خصائص الوثائق من حيث الدقة والموثوقية والتنظيم وسهولة الوصول إليها وشمولية الوثيقة على جميع المعلومات ذات الصلة بالموضوع وأن تكون الوثائق محمية من التلف والفقدان لاسيما في حالة وقوع كوارث طبيعية أو تكنولوجية باعتبارها جزء من إدارة المؤسسة.
ثم قدم محمد بن ناصر الحمداني رئيس قسم تنظيم الوثائق بدائرة الوثائق ورقة عمل استعرضها فيها الهيكل التنظيمي للدائرة ودليل تصنيف الوثائق المشتركة والخصوصية مبينا المراحل العمرية للوثيقة منذ نشأتها إلى تحديد مصيرها النهائي ( انتقاء، إتلاف أو حفظ دائم)، مؤكدًا على أهمية استخدام نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها وآلية التعامل مع الوثائق الجارية والوسيطة؛ لما لها من تأثير ايجابي في بيئة العمل. بعد ذلك تطرق إلى آلية التعامل مع الوثائق الغير مصنفة عن طريق عمليات الفرز تمهيد مع مراعاة مدد الاستبقاء المعتمدة في نظام التنصيف.
وفي ختام اللقاء، قدَم الدكتور عبدالله بن سعيد البوسعيدي مدير دائرة الوثائق ورقة عمل تتضمن الجوانب القانونية والتشريعية المنظمة لعملية إدارة الوثائق مع لمحة تاريخيّة عن تطور مشروع الوثائق وإرساء قانون إدارة الوثائق بصدور المرسوم السلطاني رقم (2008/28) واعتماد الهيكل التنظيمي لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية موضحاً دور دائرة الوثائق بالمحافظة في تقديم الدعم الفني في مجال إدارة الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة ومتابعة تنفيذ إجراءات وقواعد العمل بالتنسيق مع الجهات المعنية مبينا واجبات ومسؤوليات موظفو الوثائق في سبيل تأمين الإدارة السليمة والشفافية للوثائق من ناحية وضمان ترحيلها من ناحية أخرى، وأن الجهة المنشئة لوثائقها هي المسؤولة عنها إلى أن تنتهي الحاجة إليها.
واختتم عرضه بتوضيح أنواع الوثائق المصنفة ( سري للغاية، سري، محدود، مكتوم) حيث أوضح معايير تصنيفها وأبرز عواقب نشر أو إفشاء محتواها المصنف.
