“الوثائق والمحفوظات” تشغل نظام “وصول” لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لهيئة تنظيم الاتصالات

مسقط – وجهات|

وقعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح اليوم مذكرة لتشغيل نظام وصول لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بهيئة تنظيم الاتصالات، كأول جهة حكومية يتم فيها تشغيل النظام بعد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك ضمن أعمال وانشطة المرحلة الأولى من مشروع “وصول” الذي تقوده هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لعدد 20 جهة حكومية بالشراكة والتعاون مع وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات كشريك استراتيجي في المشروع. وقع مذكرة التشغيل كل من الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والمهندس عمر بن حمدان الإسماعيلي الرئيس التنفيذي لهيئة تنظيم الاتصالات.
يأتي هذا المشروع كأحد المبادرات المركزية لخطة التحول الرقمي للقطاع الحكومي حيث سيمثل نظام وصول النظام المركزي لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية للجهات الحكومية، وسيعمل هذا النظام على تمكين الجهات الحكومية من إدارة وثائقها وأصولها المعلوماتية بطرق وآليات ترفع من كفاءة إدارة الوثائق بما تتماشى مع الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات في هذا المجال، كما سيعمل هذا النظام على تعزيز التحول الرقمي في الجهات الحكومية من خلال خلق البيئة الآمنة لحفظ وإدارة الوثائق والأصول المعلوماتية الإلكترونية للجهة. 

نقلة نوعية 

وقال الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: يمثل مشروع “وصول” نقلة نوعية في سبل وآليات إدارة الوثائق والمعلومات التي تملكها الجهات بما يتماشى مع توجهات التحول الرقمي الحكومي والجهود المبذولة في هذا الجانب، حيث سعت الهيئة من خلال هذا المشروع الى توفير الأدوات الفنية اللازمة التي تساعد الجهات في إدارة وثائقها ومعلوماتها في بيئة آمنة متوافقة مع الضوابط والتشريعات والمعايير المعمول بها في هذا الشأن وبما يحقق ويخدم متطلبات العمل في تلك الجهة. ولعل أحد أبرز التحديات التي سيساعد نظام وصول الجهات على معالجتها هي ترابط المواضيع منذ نشأتها وحفظها بشكل منظم موضوعياً وفق نظام التصنيف ومدد الاستبقاء المعتمدة للجهة، بالإضافة الى رفع كفاءة التواصل الحكومي من خلال تبادل المذكرات داخلياً بشكل إلكتروني او المراسلات للجهات الخارجية بشكل إلكتروني كامل وبالتالي تقليل الوقت والجهد المهدور في عملية التواصل بين الجهات الحكومية، ولعل أبرز ما يجسد هذا الأمر عملية توقيع المذكرة التي تمت اليوم بشكل إلكتروني كامل دون الحاجة إلى طباعتها وتوقيعها ورقياً. 
وأكد على أن الأشهر القادمة ستشهد تشغيل النظام في عدد من الجهات المشمولة بالمشروع والتي يجري استكمال المتطلبات المتبقية فيها تمهيداً لتشغيل النظام، كما أشاد الضوياني بالجهود والتعاون المثمر من قبل المعنيين بهيئة تنظيم الاتصالات والذي أثمر بتشغيل وتطبيق النظام في هيئة تنظيم الاتصالات بطريقة سلسة.

 ركيزة أساسية

 من جانبه، قال هشام بن خالد الروشدي، مدير دائرة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية: تمثل التقنيات الحديثة الركيزة الأساسية التي يسير عليها عالمنا المعاصر حيث أضحت التقنية هي الأساس الذي تنطلق منه الكثير من الأعمال التي غيرت شكل ومعالم وتوجهات المؤسسات وأولوياتها. وأضاف الروشدي بأن القطاع الحكومي في سلطنة عمان ليس بمنأى عن هذه المتغيرات حيث أطلقت خطة التحول الرقمي التي تسعى لتمكين الجهات الحكومية من الاستفادة من التقنيات الحديثة في تحقيق أهدافها وسبل تقديم خدماتها، وكجزء من دور هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في جهود التحول الرقمي أطلق مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الذي يسعى إلى إحداث نقلة نوعية في قطاع الوثائق والمحفوظات في سلطنة عُمان وتحويله إلى قطاع عصري يرفد العمل في الجهات الحكومية ويعزز من جهود التحول الرقمي، ولعل واحد من أبرز التحديات التي واجهت التحول الرقمي في السنوات الماضية هو غياب الأنظمة المتخصصة التي تقوم بحفظ وإدارة الوثائق والمعلومات التي تنتجها الأنظمة المتخصصة في تقديم الخدمات، وهو أمر تسعى الهيئة لمعالجته عبر هذا المشروع الذي سيمكن الجهات الحكومية من إدارة وثائقها بشكل متكامل منذ نشأتها وصولاً الى تقرير مصيرها النهائي بالإضافة الى ربط المؤسسات الحكومية ببعضها لتبادل المراسلات بشكل الكتروني متكامل.

جدير بالذكر أن مذكرة تشغيل نظام وصول قد تم توقيعها الكترونياً عبر نظام وصول باستخدام شهادات التصديق الإلكتروني التي تصدرها وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات.